Gestionnaire administratif

MISSIONS

• Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, conseils)
• Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des
instances (commissions, conseils)

• Contrôle des actes saisis par les services : vérification des dossiers, concordance entre les pièces du dossier, rédaction des dossiers de l’AG ; échanges avec les services sur corrections à apporter par eux ou saisie directe des corrections, éventuel retour pour modification ;
• Transmission pour validation des dossiers par les élus ;
• Convocation aux commissions, au bureau et au conseil : organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l'ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus ;
• Présence au conseil, gestion de l’administratif en collaboration : relevé des absents, présents (présentiels et visioconférence), décompte du quorum, relevé des votes ;
• Transmission pour signature des actes au Président ;
• Transmission au contrôle de légalité ;
• Diffusion et notification des actes ;
• Suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.…) notamment suivi des signatures auprès des parties contractantes ;
• Affichage et diffusion des comptes rendus ;
• Archivage papier et électronique ;
• Tenue du registre des actes ;
• Recherches d’actes.

2. Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique)

• Scanne et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ;
• Transmet l’ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution.
   

QUALITÉS REQUISES

• Rigueur,
• Sens du service public,
• Sens de l'organisation,
• Adaptabilité,
• Aisance relationnelle,
• Aisance informatique.

COMPÉTENCES

• Administratives : actes des collectivités
• Bureautiques : logiciels métier type Airs délib, Airs courriers, Fast actes, Fast élus, parapheur
  électronique

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste à temps complet : 37h30 sur 5 jours
• Lieu de travail : Hôtel d’Agglomération - Torcy
• Rémunération statutaire – régime indemnitaire – prestations sociales via le CNAS – Amicale du Personnel – Prévoyance maintien de salaire - CET

Renseignements : Anne-Sophie Honnet, au 01 60 37 24 48
Merci d'adresser votre candidature et votre CV par mail à l’attention de
M. le Président de la Communauté d’agglomération Paris – Vallée de la Marne recrutement-stage@agglo-pvm.fr